3 formas de atraer más asistentes a tu evento

Tanto si formas parte del equipo de eventos de tu empresa, como si su organización es una más de tus responsabilidades, seguramente una de tus obsesiones es cómo aumentar el número de asistentes a tu evento.

He trabajado durante seis años en el área de eventos corporativos en el sector tecnológico, siendo la promoción y comunicación de los mismos mi principal responsabilidad, y el aumento anual de asistentes mi gran preocupación.

Afortunadamente, con el tiempo he ido desarrollando habilidades que me han ayudado a alcanzar mis objetivos, y superarlos.

He escrito este post porque me gustaría compartir contigo algunas tácticas que todo responsable de la promoción de eventos debería poner en práctica.

No van a requerir una gran parte de tu presupuesto y sin duda te ayudarán a llenar tu auditorio. Se trata de algo tan sencillo como aprovechar el contenido de tu evento.

Aquí van:

1- Conoce bien a tu audiencia, qué les preocupa, qué les interesa, qué les motiva.
Conocer lo que preocupa a tu cliente te ayudará a aumentar el número de asistentes a tu evento

Investiga qué preocupa a tu cliente y haz una lista de temas. Luego identifica las sesiones que abordan esos temas.

Si no sabes qué le preocupa a tu cliente, ¿cómo vas a convencerle de que asistir a tu evento es importante para él o ella? Lleva a cabo una investigación sobre lo que más le preocupa. Tienes muchas fuentes en las que encontrar esta información:

  • Foros, grupos de usuarios, redes sociales…. Únete a esos grupos y presta atención a lo que les inquieta, preguntan y comparten.
  • Habla con tu departamento de soporte al cliente. Ellos son una estupenda fuente de información. ¿Qué tipo de consultas hace tu cliente? ¿De qué se queja? ¿Tienen algún problema concreto con el producto que vendes?
  • Si tu sitio web dispone de un buscador, esa puede ser otra buena fuente de información. ¿Qué es lo más buscado? ¿Qué temas son los más populares?
  • Consulta en Google Analytics (o pregunta al responsable de analítica de tu empresa) las páginas más visitadas, aquellas en las que tu cliente pasa más tiempo, el material que más se descarga o los vídeos más vistos.

Con toda esta información, ahora tienes un buen arsenal de temas que interesan a tus clientes.

–> ¿Y qué hacemos con todo este material?

Investiga qué contenidos (presentaciones, mesas redondas, demos, etc)  del programa abordan esos temas. En este sentido, es muy importante que conozcas al dedillo el programa del evento y tengas una fluida y constante comunicación con la persona responsable de la agenda.

Una vez hayas identificado esas sesiones, promociónalas en tus emails, destácalas en tu página web, utilízalas como entradas en el blog del evento, compártelas en las redes sociales.

En resumen: no des por hecho que tu cliente estará interesado en tu evento solo por el hecho de que tú y el resto del equipo habéis pasado meses organizándolo. Demuéstrale que el evento va a responder a sus preguntas, dudas e inquietudes.

2- Reutiliza contenido de eventos pasados
Reutiliza contenido para aumentar el número de asistentes a tu evento

Reutiliza contenido de eventos pasados y dale múltiples formatos.

La reutilización de contenidos es algo muy común en marketing. No hay nada más sencillo, económico y eficaz que ofrecer un contenido popular en más de un formato (ebook, vídeo, blog, etc). Esto también funciona con la promoción de eventos.

Toma nota de estas ideas:

  • Investiga qué sesiones fueron las más populares en la edición pasada. Identifica al presentador y llámale para entender cuál era la problemática que abordaba su sesión, la solución propuesta, las preguntas del público y las respuestas. Con esta información crea un artículo (dale el formato de blog o entrevista) y promociónalo tanto como puedas. Si además el presentador va a presentar una actualización de esta sesión en tu futuro evento, asegúrate de destacarlo.
  • Si tu pasado evento incluyó sesiones de trucos, técnicas y buenas prácticas, habla con los presentadores y pídeles que te envíen algunos de los trucos o buenas prácticas que presentaron. Luego aglutina todas en forma de eBook y promociónalo en las redes sociales o en tu blog. Si además el cliente tiene que rellenar un pequeño formulario para bajarse el eBook, conseguirás direcciones de correo que podrás utilizar para enviar mensajes personalizados cuando empieces a promocionar tu próximo evento.
3- Involucra a tus ponentes en la promoción del evento
Tus ponentes puedes ayudarte a aumentar el número de asistentes a tu evento

Tus ponentes pueden ser tus mejores aliados para promocionar el evento.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En este caso se trata de aprovechar la red de contactos de los ponentes y presentadores que participarán en tu evento. Por ejemplo:

  • Asegúrate de que cada sesión tenga su propia página en el sitio web del evento, y comparte esa URL con el presentador. El ponente estará mucho más motivado a compartir con sus contactos una página donde se destaca su sesión.
  • Crea un pequeño kit de marketing para los ponentes. Pónselo fácil y procura que este kit incluya solo material que sea fácil de compartir y no requiera mucha inversión de tiempo por su parte. Incluye alguna imagen y un texto corto para compartir en las redes sociales, banners para su blog o página web o una invitación personalizada con un descuento especial que pueden compartir con sus contactos.
  • Invita a tu ponente a participar en tu blog con un artículo, o incluso un corto vídeo sobre su presentación. A muchos les gustará la idea por la visibilidad adicional de su sesión y les encantará compartirlo con su red de contactos.
  • El mensaje de respuesta automática de email. Pídele a tu presentador que lo active cuando inicie su viaje al evento (ayudará si le envías un texto que pueda copiar y pegar). De esta manera, puede que consigas algunos asistentes adicionales de último momento. O puedes utilizarlo para promocionar la retransmisión online del evento, si ofreces esta opción a los que no pueden asistir.

Estas son algunas tácticas que yo he puesto en práctica durante años en la promoción de mis eventos para aumentar el número de asistentes y me han funcionado muy bien. ¿Tienes tú alguna más? ¿Te gustaría compartirla?

Y recuerda, si necesitas ayuda con la organización de tu próximo evento, hablemos.

 

 

2018-02-05T16:34:33+00:00 5/02/2018|Eventos|

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